Một hợp đồng thành công, một thương vụ bạc tỷ, hay đơn giản là một cái gật đầu đồng thuận - tất cả đều có thể bắt đầu từ một cuộc đàm phán khéo léo. Không phải ngẫu nhiên mà kỹ năng đàm phán đang trở thành năng lực được săn đón hàng đầu trong môi trường làm việc hiện đại.
Theo báo cáo Xu hướng học tập tại nơi làm việc (Workplace Learning Trends 2022) của Udemy, nhu cầu học kỹ năng thuyết phục và đàm phán đã tăng vọt, lần lượt đạt mức 78% và 67%. Đặc biệt với các nhà lãnh đạo, đây không chỉ là kỹ năng giao tiếp, mà là công cụ chiến lược để thương lượng, tạo ảnh hưởng và dẫn dắt đội ngũ qua những quyết định mang tính then chốt trong công việc và tổ chức.
Đàm phán là gì?
Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận giữa hai hay nhiều bên nhằm đạt được một thỏa thuận chung, đáp ứng lợi ích của các bên liên quan. Đây không chỉ là cuộc trò chuyện để "đồng ý", mà là nghệ thuật kết hợp giữa tư duy chiến lược, khả năng thuyết phục, lắng nghe và linh hoạt để đi đến kết quả "win-win" - nơi mà mọi bên đều cảm thấy hài lòng.
Trong kinh doanh, đàm phán có thể xoay quanh các vấn đề như giá cả, hợp đồng, điều khoản hợp tác, quyền lợi và trách nhiệm. Trong cuộc sống hàng ngày, đàm phán xuất hiện ở khắp nơi: từ việc thương lượng lương, thỏa thuận công việc, đến những cuộc nói chuyện trong gia đình, bạn bè.
Đàm phán là quá trình trao đổi nhằm đạt thỏa thuận chung giữa các bên có lợi ích khác nhau
Kỹ năng đàm phán là gì?
Kỹ năng đàm phán là tập hợp những năng lực, hành vi và chiến lược giúp một cá nhân hoặc tổ chức đạt được thỏa thuận hiệu quả trong quá trình trao đổi với người khác. Đây là khả năng thuyết phục, lắng nghe, phản hồi linh hoạt và tìm ra giải pháp chung mà các bên đều có thể chấp nhận - thường được gọi là “win-win”.
Kỹ năng đàm phán không chỉ đơn thuần là nói giỏi hay có lập luận sắc bén, mà còn bao gồm:
-
Khả năng lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu, quan điểm của đối phương
-
Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, tự tin và khéo léo
-
Tư duy phân tích và giải quyết vấn đề, giúp tìm ra phương án tối ưu
-
Kiểm soát cảm xúc và xử lý tình huống áp lực
-
Xây dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ tích cực lâu dài
Trong môi trường kinh doanh, kỹ năng đàm phán đóng vai trò quan trọng trong việc thương lượng hợp đồng, giải quyết xung đột, xây dựng đối tác và ra quyết định chiến lược. Ngoài ra, đây cũng là một kỹ năng mềm thiết yếu trong cuộc sống thường ngày, giúp thương lượng hiệu quả và đạt được mục tiêu mà không làm tổn hại đến mối quan hệ.
Kỹ năng đàm phán là khả năng thuyết phục, lắng nghe và giải quyết xung đột để đạt thỏa thuận hiệu quả
Các hình thức đàm phán phổ biến
Đàm phán có nguyên tắc
Đàm phán có nguyên tắc (Principled Negotiation) là phương pháp đàm phán tập trung vào lợi ích cốt lõi của các bên thay vì các lập trường đối đầu. Khác với kiểu đàm phán dựa trên vị thế (ai đúng, ai sai; ai cứng, ai mềm), đàm phán có nguyên tắc nhấn mạnh sự tôn trọng lẫn nhau, tìm kiếm giải pháp dựa trên tiêu chí khách quan và đề cao sự hợp tác hơn là đối đầu.
Cốt lõi của phương pháp này gồm: tách con người ra khỏi vấn đề, tập trung vào lợi ích thay vì lập trường, tạo ra nhiều lựa chọn trước khi quyết định và sử dụng các tiêu chuẩn công bằng. Đây là hình thức đàm phán bền vững, giúp duy trì mối quan hệ lâu dài và đạt được giải pháp hài hòa giữa các bên.
Đàm phán nhóm
Đàm phán nhóm là một hình thức đàm phán trong đó hai hoặc nhiều người cùng đứng về một phía, hợp tác với nhau để thương lượng với bên còn lại. Đây là mô hình đàm phán phổ biến trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt trong các tình huống đòi hỏi sự đồng thuận và đại diện cho lợi ích tập thể. Điển hình là các nhóm nhân viên đàm phán với ban lãnh đạo về mức lương, chế độ phúc lợi, điều kiện làm việc, hoặc khi các phòng ban trong doanh nghiệp phối hợp để thương lượng với đối tác bên ngoài.
Đàm phán đa đối tác
Đàm phán đa đối tác (multi-party negotiation) là một dạng đàm phán phức tạp, trong đó nhiều bên với các lợi ích, mục tiêu và ưu tiên khác nhau cùng tham gia vào quá trình thương lượng. Không giống như các cuộc đàm phán song phương, đàm phán đa đối tác đòi hỏi kỹ năng điều phối cao, khả năng tạo liên minh chiến lược và xử lý mâu thuẫn lợi ích giữa các bên một cách tinh tế. Thường gặp trong các dự án hợp tác liên ngành, liên doanh quốc tế hoặc chính sách công, kiểu đàm phán này không chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng, mà còn chú trọng đến tiến trình và sự đồng thuận.
Người đứng ra dẫn dắt (facilitator) hoặc điều phối viên thường giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự minh bạch, cân bằng tiếng nói và giữ vững cấu trúc thương lượng. Đàm phán đa đối tác thành công thường mở ra các giải pháp sáng tạo và bền vững hơn, nhưng đi kèm với rủi ro về độ phức tạp và khó kiểm soát.
Đàm phán đối đầu
Đàm phán đối đầu là hình thức trong đó các bên xem nhau là "đối thủ", và mục tiêu chính là đạt được lợi ích tối đa cho riêng mình, đôi khi bất chấp tổn thất của đối phương. Đây là kiểu đàm phán thường thấy trong những bối cảnh tranh chấp, kiện tụng, hoặc khi niềm tin giữa các bên gần như không còn. Đặc trưng của đàm phán đối đầu là sự cứng rắn, dùng lý lẽ để tạo sức ép và không nhượng bộ trừ khi có điều kiện bắt buộc.
Tuy có thể mang lại lợi ích ngắn hạn, nhưng đàm phán kiểu này dễ gây mâu thuẫn, làm xấu đi mối quan hệ và khiến hợp tác lâu dài trở nên mong manh. Vì vậy, hình thức này thường được coi là "lựa chọn cuối cùng" khi các phương án hợp tác mềm dẻo không còn hiệu quả. Một nhà đàm phán chuyên nghiệp cần hiểu rõ giới hạn của đàm phán đối đầu, và biết khi nào nên áp dụng, khi nào cần chuyển hướng chiến lược để duy trì tính bền vững trong mối quan hệ.
Các hình thức đàm phán bao gồm theo nguyên tắc, đối đầu và đa phương, tùy theo mục tiêu và bối cảnh
Các phương pháp đàm phán trong kinh doanh
Đàm phán phân tán
Đàm phán phân tán hay còn gọi là đàm phán chia sẻ tài nguyên, là một phương pháp đàm phán trong đó các bên tham gia đối mặt với một "miếng bánh" tài nguyên cố định, chẳng hạn như tiền bạc, hàng hóa, dịch vụ hoặc lợi ích nào đó. Mỗi bên đều tìm cách giành lấy phần lớn nhất của "miếng bánh" đó, dẫn đến một cuộc đối đầu có tính chất cạnh tranh cao. Đây là một hình thức đàm phán mà kết quả của cuộc thương lượng có thể có một hoặc hai phía thắng, còn lại sẽ là "thua".
Trong đàm phán phân tán, các bên thường không có sự hợp tác lâu dài mà chủ yếu nhằm tối đa hóa lợi ích cho mình. Phương pháp này phổ biến trong các tình huống đàm phán mang tính một lần, như khi mua bán hàng hóa, thương lượng giá cả hoặc các hợp đồng ngắn hạn. Các chiến lược đàm phán phân tán có thể bao gồm việc đẩy giá lên cao, giữ vững lập trường, hoặc "chơi trò chơi tâm lý" để ép đối phương nhượng bộ.
Tuy nhiên, đàm phán phân tán cũng có những nhược điểm. Mặc dù các bên có thể đạt được kết quả nhanh chóng, nhưng khi áp dụng quá nhiều, phương pháp này có thể dẫn đến các cuộc đối đầu căng thẳng, gây tổn hại mối quan hệ và mất cơ hội hợp tác lâu dài trong tương lai. Vì vậy, đàm phán phân tán nên được áp dụng trong các tình huống ngắn hạn, khi các bên không có quá nhiều sự tương tác hoặc mối quan hệ lâu dài với nhau.
Đàm phán tích hợp
Trái ngược với đàm phán phân tán, đàm phán tích hợp (integrative negotiation) là một phương pháp đàm phán mà trong đó các bên không chỉ tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên hiện có, mà thay vào đó là tìm cách mở rộng "miếng bánh" thông qua sự hợp tác và sáng tạo, nhằm tạo ra lợi ích đôi bên. Cái gọi là "win-win" là nguyên tắc chủ đạo trong đàm phán tích hợp, khi cả hai bên đều tìm được cách để đạt được lợi ích tối ưu, thậm chí có thể vượt quá kỳ vọng ban đầu của cả hai.
Đàm phán tích hợp thường xảy ra trong các tình huống lâu dài, đặc biệt là trong các mối quan hệ đối tác, hợp tác chiến lược hoặc khi hai bên muốn thiết lập sự hợp tác bền vững. Ví dụ, khi hai công ty hợp tác để phát triển sản phẩm mới hoặc khi một nhà cung cấp và khách hàng thương lượng hợp đồng dài hạn với các điều khoản có lợi cho cả hai bên. Một trong những yếu tố quan trọng của đàm phán tích hợp là sự chia sẻ thông tin giữa các bên. Điều này giúp các bên hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của nhau, từ đó tìm ra các giải pháp sáng tạo mà đôi bên đều có thể chấp nhận.
Các chiến lược đàm phán tích hợp bao gồm việc làm rõ các mục tiêu và lợi ích của các bên, tìm kiếm sự đồng thuận thông qua các lợi ích chung và sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề để tạo ra các lựa chọn và giải pháp thay thế. Thông qua quá trình này, các bên có thể thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và cùng có lợi. Mặc dù quá trình này có thể mất nhiều thời gian hơn và đòi hỏi sự kiên nhẫn, nhưng kết quả mang lại là các giải pháp hài hòa và cơ hội phát triển dài hạn.
Tuy nhiên, đàm phán tích hợp cũng có những thách thức nhất định, đặc biệt là khi một trong các bên không trung thực trong việc chia sẻ thông tin hoặc không sẵn lòng tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi. Điều này có thể dẫn đến sự thất bại trong quá trình đàm phán hoặc khiến một bên cảm thấy bị lợi dụng.
Tùy vào tình huống cụ thể mà các phương pháp đàm phán có thể là tích hợp hoặc phân tán
Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục rất quan trọng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống, từ các mối quan hệ cá nhân đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, vì chúng cho phép giao tiếp hiệu quả, giải quyết xung đột và đạt được kết quả có lợi cho cả hai bên. Một số lý do cho thấy kỹ năng đàm phán là quan trọng tại nơi làm việc:
-
Tối ưu hóa lợi ích trong hợp tác và thương lượng: Đàm phán hiệu quả giúp đạt được những thỏa thuận tốt hơn về điều kiện làm việc, hợp đồng, phân chia nguồn lực hoặc các mối quan hệ đối tác chiến lược.
-
Giải quyết xung đột một cách xây dựng: Xung đột nơi làm việc là điều khó tránh khỏi. Người có kỹ năng đàm phán và thuyết phục sẽ biết cách lắng nghe, thấu hiểu và điều phối để chuyển mâu thuẫn thành cơ hội hợp tác.
-
Tăng cường khả năng lãnh đạo và ảnh hưởng: Nhà lãnh đạo giỏi không chỉ ra quyết định, mà còn biết cách thuyết phục đội ngũ, đàm phán với các bên liên quan và giữ vững vị thế trong các tình huống đầy thách thức.
-
Cải thiện kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ: Không chỉ là thương lượng về quyền lợi, đàm phán còn là quá trình tạo dựng lòng tin, duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp và thúc đẩy tinh thần hợp tác.
-
Thích ứng với thay đổi và xử lý bất định: Trong bối cảnh biến động, đàm phán là công cụ giúp các cá nhân và tổ chức linh hoạt điều chỉnh chiến lược, thương lượng lại các điều khoản hoặc thỏa thuận để thích nghi với hoàn cảnh mới.
-
Khẳng định giá trị cá nhân: Kỹ năng thuyết phục và đàm phán còn giúp mỗi cá nhân tự tin hơn trong việc bảo vệ quan điểm, thương lượng lương thưởng, vai trò công việc hoặc đề xuất ý tưởng sáng tạo.
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục giúp xây dựng mối quan hệ hiệu quả và đạt thỏa thuận tối ưu
Nghệ thuật đàm phán thành công và hiệu quả
- Biết người biết ta
- Hướng đến Win-Win
- Tạo cho đối tác có tâm lý thỏa mãn chiến thắng
- Luôn đặt ra câu hỏi mở
- Áp dụng phương pháp BATNA
- Luôn bám sát mục tiêu ban đầu
- Sẵn sàng từ bỏ khi cần thiết
- Điều chỉnh nhịp độ giai đoạn đàm phán
- Bắt đầu từ sự đồng cảm
- Cung cấp nhiều hơn một lựa chọn
- Tìm ra điều quan trọng nhất
Biết người biết ta
"Biết người - biết ta" không chỉ là một câu châm ngôn cổ, mà là kim chỉ nam trong mọi chiến lược thương lượng hiện đại. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng về đối phương - từ nhu cầu, mục tiêu đến điểm mạnh và điểm yếu - giúp người đàm phán chủ động định hình kịch bản, ứng biến linh hoạt và nắm thế chủ động. Song song đó, nhận diện rõ giới hạn và giá trị cốt lõi của bản thân là nền tảng để bảo vệ quyền lợi, giữ vững lập trường trong những thời điểm then chốt.
Khi hiểu rõ cả bàn cờ lẫn quân cờ, người đàm phán không còn hành động theo cảm tính, mà đưa ra quyết định từ sự tự tin và chiến lược rõ ràng.
Hướng đến Win-Win
Đàm phán hiệu quả đòi hỏi tư duy hợp tác thay vì đối đầu. Mục tiêu là tìm kiếm giải pháp để cả hai bên cùng đạt được những điều mình mong muốn. Nếu các bên chỉ chăm chăm giành hết lợi ích về phía mình, cuộc đàm phán dễ bế tắc kéo dài mà không đạt thỏa thuận nào.
Ngược lại, bằng cách áp dụng tư duy win-win, đôi bên có thể đạt được thỏa thuận một cách dễ dàng hơn mà không bên nào phải hy sinh quá nhiều lợi ích. Cách tiếp cận này cũng đặt nền móng cho mối quan hệ hợp tác lâu dài sau đàm phán.
Tạo cho đối tác có tâm lý thỏa mãn chiến thắng
Về mặt tâm lý, đàm phán cũng là quá trình các bên tìm kiếm sự thỏa mãn cho mình. Do đó, việc cố gắng mang lại cho đối tác cảm giác hài lòng, như thể họ là người chiến thắng, được xem là một chiến thuật hữu hiệu. Sau khi kết thúc thương lượng, dù kết quả ra sao, động thái chúc mừng đối tác và làm họ tin rằng họ đã thắng lợi sẽ giúp duy trì thiện chí và sự hài lòng của họ.
Ngược lại, nếu phô trương rằng mình vượt trội hơn, đối tác có thể cảm thấy bị thua thiệt và thiếu thiện cảm trong hợp tác tương lai.
Luôn đặt ra câu hỏi mở
Liên tục đặt ra những câu hỏi mở là nguyên tắc quan trọng trong mọi cuộc đàm phán. Câu hỏi mở khuyến khích đối phương chia sẻ thông tin và quan điểm một cách chi tiết hơn, qua đó giúp người đàm phán nắm bắt được nhu cầu thực sự và đôi khi cả những điểm yếu hoặc “sơ hở” của đối tác. Kỹ thuật này vừa thể hiện sự quan tâm lắng nghe, vừa tạo lợi thế chủ động để định hướng cuộc thảo luận theo hướng có lợi.
Áp dụng phương pháp BATNA
Trong đàm phán, BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) - phương án thay thế tốt nhất nếu thương lượng thất bại - là công cụ chiến lược quan trọng giúp người đàm phán xác định giới hạn chấp nhận của mình.
Việc xác lập BATNA trước đàm phán cho phép cá nhân hoặc tổ chức so sánh, đánh giá các đề xuất một cách khách quan, tránh rơi vào thế bị động hoặc buộc phải nhượng bộ. BATNA cũng mang lại lợi thế tâm lý đáng kể, giúp người đàm phán tự tin hơn, giảm thiểu cảm giác bị ép buộc và sẵn sàng rút lui nếu thỏa thuận không đạt kỳ vọng.
Luôn bám sát mục tiêu ban đầu
Trong quá trình thương thuyết căng thẳng, người đàm phán cần luôn ghi nhớ và bám sát mục tiêu chính của mình. Xác định rõ mục tiêu đàm phán ngay từ đầu sẽ giúp tập trung vào vấn đề trọng tâm, tránh sa đà vào những chi tiết không quan trọng hoặc bị đánh lạc hướng. Mục tiêu rõ ràng cũng tạo cơ sở để các bên thống nhất về đích đến cuối cùng của thỏa thuận. Bằng cách giữ vững các lợi ích cốt lõi đã đề ra, nhà đàm phán có thể đưa ra quyết định sáng suốt và không bị cuốn theo những nhượng bộ vượt quá giới hạn cho phép.
Sẵn sàng từ bỏ khi cần thiết
Không phải mọi cuộc đàm phán đều đáng để theo đuổi đến cùng. Khi các điều kiện thương lượng không còn đảm bảo lợi ích cốt lõi và khả năng cải thiện tình thế trở nên hạn chế, việc lựa chọn dừng lại là một quyết định chiến lược, không phải sự thất bại.
Khả năng “walk away point” - rút lui đúng lúc phản ánh bản lĩnh và sự tự chủ của người đàm phán. Nó gửi đi thông điệp rõ ràng rằng bạn không bị phụ thuộc vào thỏa thuận hiện tại và luôn có những lựa chọn thay thế khả thi hơn.
Đồng thời, việc miễn cưỡng chấp nhận một thỏa thuận không phù hợp chỉ vì áp lực hoặc cảm xúc nhất thời có thể dẫn đến hậu quả dài hạn, thậm chí là sự hối tiếc. Thay vì nhượng bộ trong thế yếu, người đàm phán nên ưu tiên duy trì lập trường, đánh giá lại tình hình và tìm kiếm những phương án phù hợp hơn - cho dù điều đó đồng nghĩa với việc rời khỏi bàn đàm phán.
Điều chỉnh nhịp độ giai đoạn đàm phán
Kiểm soát tốc độ và thời điểm trong đàm phán có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả. Một cuộc thương lượng hiệu quả đòi hỏi sự kiên nhẫn; nóng vội có thể dẫn đến quyết định sai lầm. “Giục tốc” thường “bất đạt” - mọi quyết định quan trọng đều cần độ chín muồi về thời điểm. Do vậy, người đàm phán giỏi sẽ biết khi nào nên tăng tốc để chốt thỏa thuận, và khi nào nên giảm nhịp, tạm dừng để suy nghĩ thêm hoặc chờ cơ hội thuận lợi. Việc điều chỉnh nhịp độ phù hợp giúp hạn chế rủi ro và tạo tâm lý thoải mái hơn cho các bên, tránh gây căng thẳng không cần thiết.
Bắt đầu từ sự đồng cảm
Trong đàm phán, đồng cảm không phải là sự yếu mềm, mà là sức mạnh tinh tế của sự thấu hiểu. Khi người đàm phán biết đặt mình vào vị trí của đối phương - hiểu được cảm xúc, nhu cầu và bối cảnh họ đang đối mặt - quá trình thương lượng sẽ chuyển từ đối đầu sang đối thoại.
Đồng cảm tạo nền tảng cho lòng tin, giảm thiểu căng thẳng và mở ra không gian giao tiếp chân thành. Khi các bên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, họ trở nên sẵn sàng hợp tác, từ đó dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm giải pháp chung.
Các nghiên cứu trong lĩnh vực giao tiếp và đàm phán đều chỉ ra rằng, sự đồng cảm kết hợp với kỹ năng lắng nghe tích cực có thể nâng cao đáng kể khả năng đạt được thỏa thuận đôi bên cùng có lợi - thay vì rơi vào trạng thái giằng co hoặc bế tắc.
Cung cấp nhiều hơn một lựa chọn
Trong quá trình đề xuất giải pháp, sẽ hiệu quả hơn nếu người đàm phán cung cấp cho đối tác nhiều phương án lựa chọn thay vì chỉ một tối hậu thư. Khi có nhiều lựa chọn được đưa ra, đối phương sẽ dễ tìm thấy phương án phù hợp với nhu cầu và ưu tiên của họ hơn, từ đó tăng khả năng họ đồng ý thỏa thuận. Việc đưa ra vài kịch bản thay thế cũng thể hiện sự linh hoạt và thiện chí hợp tác, giúp đối tác không cảm thấy bị dồn ép vào chân tường. Tuy nhiên, số lượng lựa chọn đưa ra cần cân nhắc sao cho phù hợp, tránh gây quá tải hoặc khiến đối phương lúng túng.
Tìm ra điều quan trọng nhất
Mỗi đối tác bước vào bàn đàm phán đều có một ưu tiên hàng đầu hoặc mối quan tâm cốt lõi. Nhà đàm phán thông minh sẽ tập trung khám phá điều đó. Khi hiểu rõ yếu tố nào quan trọng nhất với đối phương, ta có thể điều chỉnh đề nghị để thỏa mãn lợi ích cốt lõi của họ, giúp dễ dàng đạt thỏa thuận. Chẳng hạn, trong một cuộc thương lượng về giá cả, đôi bên bế tắc vì chênh lệch giá, nhưng sau khi trao đổi kỹ hơn, một bên có thể phát hiện ra vấn đề lớn nhất của đối tác là dòng tiền gặp khó khăn. Khi đó, giải pháp sáng tạo như đề nghị trả tiền sớm để đổi lấy giá thấp hơn có thể xuất hiện, thỏa mãn lợi ích quan trọng của đối tác và vẫn đạt mục tiêu của mình.
Cần hiểu rõ đối tác và xây dựng nhiều phương án lựa chọn để tăng khả năng thành công khi đàm phán
Các bước đàm phán và thuyết phục trong kinh doanh
- Bước 1: Nghiên cứu và chuẩn bị
- Bước 2: Tạo ấn tượng ban đầu
- Bước 3: Trao đổi thông tin cơ bản
- Bước 4: Đưa ra các lựa chọn đôi bên cùng có lợi
- Bước 5: Đi đến thỏa thuận cuối cùng
Để đàm phán hiệu quả, ngoài việc nắm vững các nguyên tắc, nhà đàm phán cần tuân thủ một quy trình hợp lý. Thông thường, quá trình thương lượng trong kinh doanh có thể chia thành 5 bước cơ bản, nối tiếp nhau từ giai đoạn chuẩn bị đến khi kết thúc.
Bước 1: Nghiên cứu và chuẩn bị
Đây là giai đoạn đầu tiên và có thể tác động đến 50-70% kết quả của cuộc đàm phán. Người đàm phán cần nghiên cứu kỹ về đối tác (lĩnh vực hoạt động, mục tiêu, thế mạnh và hạn chế của họ) và đồng thời hiểu rõ vấn đề cốt lõi sẽ đàm phán, mục tiêu mong muốn của chính mình cũng như mục tiêu chung giữa hai bên.
Việc chuẩn bị cũng bao gồm dự trù các phương án thay thế (phương án dự phòng) phòng khi mọi việc không diễn ra như kế hoạch. Chuẩn bị càng chu đáo, kỹ lưỡng bao nhiêu thì khả năng đạt được kết quả kỳ vọng càng cao bấy nhiêu.
Bước 2: Tạo ấn tượng ban đầu
Một ấn tượng ban đầu tốt sẽ đặt nền móng cho thiện chí hợp tác và khiến tiến trình đàm phán diễn ra suôn sẻ hơn. Để làm được điều này, người đàm phán cần chú ý xuất hiện với hình ảnh chuyên nghiệp (trang phục, tác phong phù hợp), giao tiếp tự tin và thân thiện, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối tác. Những cử chỉ như bắt tay, giao tiếp bằng mắt, lắng nghe chăm chú và phản hồi lịch sự đều góp phần xây dựng sự tin cậy và tín nhiệm ngay từ đầu.
Bước 3: Trao đổi thông tin cơ bản
Giai đoạn này, các bên tiến hành thảo luận để hiểu rõ nhu cầu, quan điểm và giới hạn của nhau. Sự minh bạch và trung thực trong chia sẻ thông tin sẽ tạo dựng lòng tin và là nền tảng cho giải pháp đôi bên cùng có lợi.
Người đàm phán cần vận dụng kỹ năng mềm như giao tiếp rõ ràng, lắng nghe tích cực, quan sát và phân tích nhằm đảm bảo việc trao đổi thông tin diễn ra thuận lợi. Tập trung lắng nghe không chỉ để thu thập dữ liệu, mà còn để “đọc vị” đối tác - hiểu điều họ thực sự muốn và lo ngại.
Trên cơ sở hiểu mình, hiểu người và hiểu đúng vấn đề, các bên mới có thể đánh giá tình hình một cách toàn diện và bắt đầu đề xuất phương án giải quyết phù hợp. Việc trao đổi thẳng thắn, minh bạch ngay từ đầu cũng giúp tránh những hiểu lầm về sau và tiết kiệm thời gian đàm phán.
Bước 4: Đưa ra các lựa chọn đôi bên cùng có lợi
Dựa trên thông tin đã trao đổi, bước kế tiếp là đưa ra các đề xuất cụ thể nhằm giải quyết vấn đề theo cách thỏa mãn lợi ích của tất cả các bên. Trong thực tế, không phải lúc nào kết quả đàm phán cũng làm hài lòng tuyệt đối mọi bên, nhưng mục tiêu là tìm được phương án tối ưu nhất có thể cho mỗi phía. Người đàm phán cần cân nhắc kỹ lưỡng để đề xuất những lựa chọn đáp ứng tốt nhất yêu cầu và lợi ích chung.
Đây chính là lúc áp dụng tư duy win-win: tìm kiếm giải pháp mà cả hai cùng chấp nhận được, thay vì ép buộc bên nào nhượng bộ toàn bộ. Việc cùng tạo ra giá trị sẽ thúc đẩy hợp tác và dẫn đến thỏa thuận bền vững hơn.
Bước 5: Đi đến thỏa thuận cuối cùng
Trước khi ký kết thỏa thuận, cần dành thời gian đánh giá lại xem các mục tiêu đề ra ban đầu đã đạt được đầy đủ hay chưa. Nếu mọi bên đều hài lòng với kết quả, hãy kết thúc cuộc đàm phán một cách nhanh chóng, dứt khoát - bằng cách tổng kết lại những điểm chính đã thống nhất và lập văn bản hợp đồng rõ ràng để ký kết.
Một thỏa thuận đạt được nên có sự đồng thuận rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ mỗi bên, tránh những mơ hồ có thể dẫn đến mâu thuẫn sau này. Ngược lại, nếu chưa đạt được thỏa thuận thỏa đáng, các bên có thể tạm hoãn hoặc kết thúc thương lượng theo hướng văn minh (như đã đề cập: sẵn sàng dừng lại nếu cần thiết), để tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
Điều cốt yếu là không nên vội vã chấp nhận một thỏa thuận chưa đáp ứng mục tiêu cốt lõi, vì về lâu dài có thể gây hậu quả bất lợi. Thay vào đó, có thể hẹn một cuộc đàm phán khác khi đã có thông tin mới hoặc phương án mới, nhằm tìm kiếm cơ hội thỏa thuận tốt hơn.
Nghiên cứu và chuẩn bị kỹ là bước đầu quan trọng khi đàm phán
Phát triển năng lực đàm phán cho nhà lãnh đạo
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Khả năng thích ứng
- Kiểm soát cảm xúc
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là nền tảng của nghệ thuật đàm phán. Một lãnh đạo giỏi phải biết cách truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, thuyết phục và linh hoạt tùy theo đối tượng. Không chỉ nói hay, họ còn cần lắng nghe chủ động để nắm bắt nhu cầu và mong muốn của đối phương.
Việc đặt câu hỏi đúng lúc và phản hồi khéo léo sẽ giúp thu thập thông tin quan trọng, đồng thời thể hiện sự tôn trọng, từ đó xây dựng lòng tin với người đối thoại. Giao tiếp hiệu quả trong đàm phán còn bao gồm ngôn ngữ cơ thể tự tin, giọng điệu bình tĩnh và khả năng thích ứng phong cách nói chuyện sao cho tạo được thiện cảm từ phía người nghe.
Kỹ năng lập kế hoạch
Một cuộc đàm phán hiệu quả không thể thiếu sự chuẩn bị và lập kế hoạch kỹ lưỡng. Nhà lãnh đạo cần có khả năng hoạch định chiến lược đàm phán: xác định mục tiêu rõ ràng, hiểu lợi ích của cả hai bên và chuẩn bị các phương án thay thế từ trước.
Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện qua việc nghiên cứu kỹ đối tác, dự đoán các tình huống có thể xảy ra và xây dựng kịch bản ứng phó phù hợp. Nhờ có kế hoạch tốt, lãnh đạo sẽ chủ động kiểm soát tiến trình thương lượng, tránh được những quyết định vội vàng hoặc bị động trước bất ngờ. Một chiến lược được vạch ra rõ ràng cũng giúp người đàm phán giữ tập trung vào mục tiêu chính, phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý cho từng vấn đề cần thương lượng.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong đàm phán, xung đột lợi ích hoặc bế tắc quan điểm là khó tránh khỏi. Do vậy, lãnh đạo cần có tư duy phân tích sắc bén để đánh giá vấn đề một cách khách quan và tìm ra giải pháp tối ưu. Kỹ năng giải quyết vấn đề đòi hỏi người đàm phán tập trung vào lợi ích chung thay vì vị trí cá nhân, sẵn sàng đề xuất các phương án sáng tạo nhằm dung hòa khác biệt giữa các bên.
Song song đó, khả năng ra quyết định nhanh và dứt khoát cũng rất quan trọng - nhà lãnh đạo phải biết lúc nào nên nhượng bộ một phần để đạt được phần lợi ích lớn hơn, và lúc nào cần kiên quyết bảo vệ quan điểm. Việc giải quyết tốt những vướng mắc trong thương lượng sẽ dẫn dắt cuộc đàm phán tiến triển, thay vì sa lầy vào mâu thuẫn. Một nhà lãnh đạo có kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả sẽ biến đàm phán thành quá trình hợp tác tìm kiếm giải pháp thay vì trận chiến thắng - thua.
Khả năng thích ứng
Mỗi cuộc đàm phán đều diễn ra trong một bối cảnh và điều kiện riêng, vì vậy tính linh hoạt và khả năng thích ứng là phẩm chất không thể thiếu ở nhà đàm phán giỏi. Lãnh đạo cần nhạy bén nhận diện những tín hiệu từ đối phương và sẵn sàng thay đổi chiến thuật khi hoàn cảnh đòi hỏi.
Ví dụ, nếu nhận thấy đối tác có dấu hiệu căng thẳng hoặc không hài lòng, người đàm phán linh hoạt có thể điều chỉnh giọng điệu mềm mỏng hơn, hoặc tạm chuyển hướng câu chuyện để “giảm nhiệt” trước khi quay lại vấn đề chính. Khả năng thích ứng nhanh chóng giúp lãnh đạo duy trì lợi thế và tối đa hóa cơ hội thành công, bởi họ không bị “khớp” khi tình huống thay đổi. Mặt khác, sự linh hoạt cũng thể hiện ở việc biết cân bằng giữa các chiến lược đàm phán (cứng rắn khi cần và mềm dẻo khi có thể) nhằm đạt kết quả tối ưu mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp.
Kiểm soát cảm xúc
Đàm phán kinh doanh thường có áp lực cao, dễ phát sinh cảm xúc tiêu cực như giận dữ, thất vọng nếu tình thế không thuận. Một nhà lãnh đạo giỏi phải kiểm soát được cảm xúc của bản thân, không để chúng chi phối các quyết định trong thương lượng. Cảm xúc nóng nảy có thể khiến cuộc đàm phán rơi vào bế tắc, hoặc tệ hơn là làm hỏng mối quan hệ giữa các bên.
Ngược lại, duy trì sự bình tĩnh, kiên nhẫn giúp lãnh đạo giữ vững lập trường và phong thái chuyên nghiệp trước áp lực. Khả năng kiềm chế cảm xúc còn cho phép người đàm phán suy xét vấn đề bằng lý trí, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt thay vì phản ứng bột phát. Bên cạnh việc tự kiểm soát mình, lãnh đạo cũng nên nhạy cảm với cảm xúc của đối tác để có phản ứng phù hợp (ví dụ: biết khi nào nên tạm dừng để các bên “hạ nhiệt”). Kỹ năng làm chủ cảm xúc không chỉ giúp cuộc đàm phán đi đúng hướng mà còn tạo ấn tượng tốt về sự điềm tĩnh, đáng tin cậy của người lãnh đạo trong mắt đối tác.
Các nhà lãnh đạo cần biết cách kiểm soát cảm xúc khi đàm phán
Dù ở bất kỳ vai trò nào, sinh viên chuẩn bị khởi nghiệp, nhân sự đang tìm kiếm bước tiến sự nghiệp, hay lãnh đạo cần dẫn dắt đội ngũ, khả năng thương lượng thông minh và khéo léo luôn là đòn bẩy giúp đạt được kết quả tối ưu. Điều đáng nói là: đàm phán không phải tài năng bẩm sinh. Đó là kỹ năng có thể rèn luyện. Càng luyện tập nhiều, càng giảm thiểu rủi ro, kiểm soát cảm xúc tốt hơn và ra quyết định với sự tự tin cao hơn. Và trong kinh doanh, tự tin – dựa trên năng lực thực tế – chính là bước khởi đầu của mọi thành công bền vững.
